Una jornada empresarial analiza los elementos clave en la gestión de proyectos

Las empresas deben innovar con nuevos proyectos porque si no su competencia directa se los acabará comiendo, y para poner en marcha y gestionar estos proyectos lo fundamental es tener una idea clara de hacia dónde se quiere llegar con unos objetivos que sean realistas, y seguir un modelo de gestión.

Carlos Benito, Consultor Experienced Senior en Deloitte, analizó estos asuntos en la jornada “Gestión de proyectos en Pymes”, que se ha celebrado dentro del proyecto “Cáceres Innovación”.

Antes de lanzar un proyecto, señaló, “es esencial que lo tengas muy bien reflexionado internamente, y que no seas volátil durante su desarrollo, que tengas muy claro las ideas desde el inicio, incluso antes de ver si lo haces con medios propios o medios externos”.

Las empresas, independientemente del tamaño, deben seguir un modelo de gestión de proyectos, “no se puede tener una idea predefinida y llevarla a buen término sin hacer un correcto seguimiento de todos los aspectos que al final influyen dentro de un proyecto, ya sean recursos humanos, costes, materiales, plazos, y más sobre todo si no lo haces con medios propios sino utilizando proveedores externos no sólo para controlar su buena actividad sino para que ellos también sepan y puedan atender a tus necesidades”.

Muchas veces uno de los principales problemas por el cual un proyecto no sale de forma satisfactoria, indicó “es porque el que se tiene que encargar de liderar el proyecto, en este caso la pyme, al final no se involucra, deja única y exclusivamente el proyecto en manos del supuesto experto y no participa, confiado en que lo va a hacer de forma satisfactoria”.

Benito detalló las tres fases en la gestión de un proyecto, la primera es la organización y preparación, “la planificación, qué quiero conseguir y cuando, el objetivo; y cómo, con medios propios o ajenos. Definición de los requisitos y el alcance del proyecto. Planificar las tareas y descomponer el proyecto en tareas, y gestión de riesgos. Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser; específicos, mensurables; asignables; realistas y relacionados con un tiempo, los plazos”.

La segunda es la ejecución, “planificación del equipo de trabajo, planificación de los plazos para asegurar la conclusión del proyecto en los plazos previstos, gestión de costes y gestión de cambios”, y la tercera el cierre, “analizar económicamente el resultado del proyecto, diagnosticar la actividad desarrollada y corregir las actuaciones inadecuadas.

TENER CLARA LA IDEA

Cuando un empresario se plantea poner en marcha un proyecto, “lo primero que tiene que hacer es definir muy bien lo que quiere, tener una idea clara de hacia dónde quiere llegar, porque lo peor que puede ocurrir en un proyecto es que vayas trabajando sobre la improvisación, y la fase cero del proyecto, más allá de buscar un proveedor, es que inicialmente tengas muy claro y muy medidos los objetivos que quieres conseguir y que al final redunde en algo positivo para la empresa. Los objetivos deben ser realistas y eso tiene que ser la premisa sobre la cual partas para alcanzarlos”.

Si el empresario se decide a ejecutar el proyecto por sus propios medios, indicó, “hay que tener muy claro que efectivamente dispone de esos recursos dentro de su propia empresa y sobre todo ver que esos recursos tienen el tiempo suficiente para abordar ese tipo de proyecto. Muchas veces las empresas tienen todos los recursos dentro de su propia organización, pero por falta de tiempo, al final acaban yendo a proveedores externos”.

También debe tener clara la necesidad de la inmediatez del desarrollo de ese proyecto, “si no es una cosa que tu consideres que es especialmente relevante y no tiene un impacto importante en tu empresa, sí que puedes abordarlo con medios propios, pero si es algo de lo que depende tu empresa, casi seguro que lo tendrás que hacer con medios externos”.

En tiempo de crisis es importante buscar nuevos proyectos, “una empresa que no innova y quiere mejorar su modelo de negocio, está abocada a morir. Y para eso no hace falta estar todo el día pensando que tengo que hacer una cosa nueva o inventando algo, muchas veces es estar atento al mercado y ver qué cosas se están haciendo en otros sitios que puedan ser replicables en tu empresa. Pero una empresa, sí o sí, tiene que estar todo el día pensando en mejorar porque si no su competencia directa, probablemente se la acabe comiendo”.