Cuando una empresa decide ampliar su plantilla, no sólo debe centrarse en encontrar candidatos con un perfil profesional adecuado. Es fundamental valorar otros aspectos que influyen en la integración y el rendimiento del nuevo personal. Más allá del currículum, hay que prestar atención a la actitud, la disposición para aprender, la responsabilidad, la implicación o la coherencia con la cultura corporativa.
Todo ello, además, debe acompañarse de un periodo de prueba que permita que cada persona pueda desenvolverse con soltura en su nuevo entorno antes de que podamos tomar decisiones definitivas sobre su continuidad. Ahora bien, tan importante como incorporar al talento adecuado es proporcionarle las herramientas necesarias para que pueda desarrollar su labor desde el primer día.
Y en este sentido, disponer del material de oficina adecuado es esencial. Por eso, los expertos del sector coinciden en que “dotar de los recursos básicos desde el principio puede marcar la diferencia en el proceso de adaptación e integración de los empleados”. A continuación, te proponemos un checklist que contiene, en rasgos generales, el material imprescindible que toda empresa debería tener preparado antes de recibir nuevas incorporaciones.
Papel y material de escritura para planificar el trabajo
Aunque estemos en plena era digital, el papel y el material de escritura siguen siendo insustituibles en el entorno de oficina. Contar con hojas de distintos tamaños, cuadernos, blocs de notas, post-its, bolígrafos, lápices, gomas de borrar, subrayadores, correctores o rotuladores de pizarra resulta fundamental para poder tomar notas rápidas, planificar tareas o transmitir ideas de forma eficiente.
Además, disponer de agendas o planificadores permite organizar mucho mejor el trabajo diario y el tiempo, lo cual puede resultar fundamental durante los primeros meses desde la incorporación. Los expertos de FasaWorld señalan que “a menudo, muchas empresas subestiman la importancia de estos materiales básicos, pero son los que permiten arrancar de inmediato con las tareas que hay pendientes en el día a día, sin depender que consultar a otros compañeros para la realización de tareas sencillas, lo que permite ganar tiempo y mejorar la eficiencia”.
Herramientas de archivo y de organización
Aunque muchas personas piensan que el orden en una oficina es únicamente una cuestión de presentación del espacio, en realidad, es una manera muy eficaz de facilitar la realización de las tareas. Por eso, todo nuevo integrante debe contar con herramientas que le permitan archivar y organizar documentos desde el principio. Grapadoras, grapas, clips, sujetapapeles, organizadores de sobremesa, carpetas clasificadoras, archivadores, fundas de plástico o carpesanos son algunos de los recursos más sencillos que deberías adquirir, pero que resultan indispensables.
Un espacio de trabajo bien organizado permite favorecer la concentración y reducir el estrés. “Las nuevas incorporaciones lo tienen mucho más fácil, durante el periodo de prueba, cuando cada documento, cada papel y cada referencia están perfectamente ordenados y no tienen que perder tiempo buscándolos, como sí ocurre en entornos desordenados.”, explican los especialistas de FasaWorld.
Material necesario para la impresión de documentos
A la hora de imprimir contratos, manuales de bienvenida, informes o documentación interna, resulta indispensable que todo funcione correctamente para poder llevar a cabo estas tareas con soltura. Por eso, tener las impresoras listas y en buen estado, así como una reserva adecuada de cartuchos de tinta o tóner —ya sean originales o compatibles— debería ser una prioridad.
“Contar con cartuchos compatibles de buena calidad permite ahorrar al mismo tiempo que garantizamos un rendimiento excelente”, comentan los expertos de FasaWorld. “A pesar de lo que mucha gente cree, los cartuchos compatibles no son de menor calidad, sino que, en la actualidad, puedes encontrar opciones con una calidad igual o superior a la de los originales”. De esta manera, evitamos interrupciones o retrasos en la realización de tareas fundamentales en el lugar de trabajo.
El material de informática más adecuado para el puesto de trabajo
En cualquier oficina actual, el equipamiento informático es, sin lugar a dudas, el aspecto más importante a tener en cuenta. Resulta indispensable contar con ordenadores y monitores adecuados, además de otros dispositivos como escáneres, impresoras multifunción, memorias USB, discos duros, micrófonos, webcams y altavoces. Todo ello permite trabajar en la nube, almacenar documentación relevante y mantener una comunicación fluida e incluso colaborar en la realización de tareas en tiempo real, tanto con el equipo interno como con proveedores y clientes.
No podemos olvidar que muchas reuniones, hoy en día, se celebran en formato virtual. Por eso, facilitar herramientas para la realización de videollamadas o conferencias es una forma eficaz de integrar al nuevo personal desde el primer momento. Por ello, insistimos en que los micrófonos, las webcams, los altavoces e incluso los ordenadores portátiles son herramientas muy potentes que pueden marcar la diferencia.
Material de embalaje de excelente calidad
Además, cuando hablamos de oficinas de sectores vinculados al comercio electrónico, la logística o los envíos, el material de embalaje es muy importante. Por ello, es indispensable disponer de cajas, bolsas de papel o plástico, sobres de packing, etiquetas adhesivas, cintas, papel de burbujas, papel kraft, lazos para regalo, cierrabolsas o portarrollos. Estos son sólo algunos de los productos que pueden marcar la diferencia en el rendimiento del día a día.
Los expertos de FasaWorld aseguran que “muchos empleados pierden tiempo valioso simplemente por no disponer de estos materiales a mano. Hay que tener en cuenta que cuando estamos gestionando altos volúmenes de pedidos o de documentos, cada segundo es importante”. Tener a mano el material de embalaje adecuado es fundamental para optimizar recursos y mejorar la eficiencia.
Mobiliario de oficinas y despachos
Una oficina funcional no únicamente se debe definir por los dispositivos o por las herramientas en sí que utilizan los empleados para realizar su labor, sino también por disponer del mobiliario adecuado. Por ello, no pueden faltar sillas ergonómicas giratorias, mesas de despacho amplias, lámparas de luz regulable, papeleras, escaleras auxiliares o carros de almacenamiento. Estos elementos del mobiliario pueden ayudar a crear un entorno perfecto para poder desarrollar las actividades habituales.
Por descontado, el mobiliario de oficina también forma parte del catálogo de FasaWorld, que ofrece una gran variedad de productos, como armarios portallaves, cajas fuertes o taburetes de trabajo. Tal como indican los expertos de la compañía, “una oficina bien equipada teniendo en cuenta la ergonomía resulta fundamental para mejorar la salud postural, y permite motivar a los empleados e incrementar el rendimiento y la productividad”.
No cabe ninguna duda de que adquirir mobiliario de calidad es una inversión directa tanto en la salud de los empleados como en la de la propia organización. Y si estás pensando en realizar nuevas incorporaciones, para que se adapten cuanto antes resulta indispensable contar con un espacio propio bien equipado.
En definitiva, podemos decir que cuando se trata de acoger a nuevas personas en la empresa, es muy importante hacer un checklist del material de oficina que necesitas. Adquirir muebles y materiales de primera calidad para que el espacio esté bien equipado y pensado para facilitar el trabajo desde el primer momento es una muestra de profesionalidad y compromiso con esas nuevas incorporaciones. ¡Porque, al final, un entorno preparado es también una forma de darles la bienvenida al equipo!
