Las claves de factura electrónica se analizan en una jornada empresarial

Una jornada empresarial ha analizado las claves de factura electrónica, sus ventajas e inconvenientes para los empresarios, ya que aunque todavía no es muy utilizada ni es obligatoria como ocurre con la administración en las facturas de más de 5000 euros, en las relaciones con los proveedores es el futuro.

Alvaro Jiménez, Consultor Sénior en el ámbito del Emprendimiento y la Competitividad, analizó estos asuntos en la jornada “Factura electrónica”, que se ha celebrado dentro del proyecto “Cáceres Innovación”.

Jiménez recordó que el 15 de enero entró en vigor la facturación electrónica obligatoria con la administración pública, exceptuando las facturas menores de 5000 euros, “y aunque en el comercio minorista son muy pocos los que la utilizan, siempre puede darse algún caso”.

Manejando unos conceptos básicos no es difícil hacerlo, indicó, “de hecho con la administración, ella desarrolla aplicaciones gratuitas de más o menos fácil instalación; y en las relaciones entre empresas va en la tecnología que tenga cada uno”.

Uno de los principios fundamentales, explicó, “es que el que recibe la factura electrónica ha tenido que dar previamente su consentimiento”, señalando algunos aspectos que son obligatorios para el emisor “debe reunir los datos de la factura en papel, asegurar su legibilidad, garantizar el acceso (visualización, copia, descarga e impresión), garantizar la autenticidad e integridad, y firmado electrónicamente el documento”.

En cuanto a las ventajas, destacó el ahorro en papel y el beneficio al medio ambiente; ahorro en tiempo “llevar la factura, que me la recojas, y tenga tiempo de verla, validarla y pasarla al pago”; eliminación de errores humanos “como pérdida de documentos”, aumento de las garantías de seguridad y autenticidad; ahorro en costes (impresión, envío…); la recuperación, “porque a veces no sabemos dónde guardamos las facturas, y al ser electrónico a priori es más fácil”; y la modernización de la empresa.

FIRMA ELECTRÓNICA

Además la factura electrónica tiene la ventaja de la validez que le da la firma electrónica, “tiene más garantías legales incluso porque hay una tercera entidad que es la administración pública, que te certifica autenticidad. Y si hay algún problema puedes ir a la administración a que te la valide”.

Los retos ante la factura electrónica son, señaló, “las reticencias de los ciudadanos y empresas, aún existe desconfianza sobre los medios electrónicos; y los sistemas informáticos de gestión no están preparados para su utilización en la mayoría de las pymes”.

“Nos da miedo y no estamos acostumbrados, pero en el momento que nos pongamos a trabajar con ella, y para eso la administración hace lo que puede dando el primer paso para los que trabajen con ella, nos vamos habituando a esa forma de trabajo. Hay que superar los miedos”.

Sobre el futuro de la factura electrónica, Jiménez destacó que “costará más o menos, pero vamos a ello, al igual que hacemos otras cosas electrónicamente, como los pedidos, que ya no nos extraña hacerlos electrónicamente, y hace 10 años no los hacía casi nadie. En relaciones con proveedores no es obligatorio, pero es el futuro”.

Cabe recordar que Cáceres Innovación es una iniciativa promovida por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la Escuela de Organización Industrial (EOI), y el Ayuntamiento de Cáceres. Está cofinanciada con fondos FEDER europeos y su objetivo es mejorar la competitividad del pequeño comercio de Cáceres a través de la introducción de la innovación.