Jornada sobre las ventajas de la factura electrónica para el pequeño empresario

Las claves de la factura electrónica y sus ventajas para los empresarios han sido analizadas en una jornada empresarial ya que, aunque actualmente sólo es obligatoria con las administraciones públicas para cantidades superiores a 5.000 euros, para el pequeño comercio, en las relaciones con los proveedores, es el futuro.

Álvaro Jiménez, Consultor Sénior en el ámbito del Emprendimiento y la Competitividad, dio a conocer las claves en la jornada “Factura Electrónica” que se ha celebrado dentro del proyecto “Cáceres Innovación”.

Una factura electrónica, explicó, “es un fichero electrónico que contiene la información exigida legalmente a cualquier factura, que se transmite de emisor a receptor por medios telemáticos y que reúne determinadas condiciones de seguridad y autenticidad”.

Factura electrónica, telemática, digital,… y otros términos son equivalentes, señaló, “siempre debe existir consentimiento por parte del receptor, y disponer de los medios tecnológicos adecuados; si en el proceso se utiliza la firma electrónica, el destinatario es el responsable de verificar la validez de la firma, y debe, por tanto disponer de los medios electrónicos adecuados; y pueden emitirse facturas en papel o telemáticas, para un mismo cliente o para unos sí y otros no, etc…, cualquier combinación es válida”.

En cuanto a la obligatoriedad del emisor, Jiménez señaló que “debe reunir todos los datos obligatorios en una factura en papel; asegurar su legibilidad; garantizar el acceso a las facturas: visualización, copia, descarga e impresión; y garantizar su autenticidad e integridad: que su contenido no ha sido modificado, más la identidad de la persona o entidad que emite la factura”.

Sobre los beneficios de la factura electrónica, destacó “la reducción drástica de los hitos/tiempos de facturación; eliminación de errores humanos, pérdidas de documentos, etc; aumento en las garantías de seguridad y autenticidad; ahorro de costes: impresión, envío, almacenamiento de papel…; acceso más directo al material electrónico almacenado; impacto positivo en el medio ambiente al reducir la impresión y el gasto de papel; modernización de las empresas, de la economía y aumenta la utilización de las TIC; y disponibilidad de información en tiempo real, facilita la toma de decisiones”.

También señaló algunos retos como “las reticencias por parte de los ciudadanos y empresas, aún existe desconfianza sobre los medios electrónicos; sistemas informáticos de gestión no preparados para su utilización en la mayorías de las pymes españolas; y que aún queda lejos la interoperabilidad de sistemas informáticos que permita su utilización masiva”.

En la relación con otras empresas, indicó, “si queremos, podemos emitir facturas electrónicas a nuestros clientes; la factura ha de reunir los requisitos legales exigibles a cualquier factura de papel; no hay un formato estandarizado, aunque habitualmente se utiliza la conversión a facturas en formato .pdf; hay que recordar que es necesario el consentimiento del destinatario; facilitar un procedimiento sencillo para la revocación del consentimiento y facilitar el acceso a las facturas durante al menos 3 años”.

Aunque actualmente sólo es obligatorio con las administraciones públicas, Jiménez considera que, para las pequeñas empresas, es el futuro, “existe sobre todo un desconocimiento y falta de formación, y también el miedo a lo desconocido y al cambio. En las relaciones con proveedores no es obligatorio, pero está aquí para quedarse”.