Jornada sobre las herramientas colaborativas para aumentar la productividad

Una jornada empresarial ha analizado la utilización de las herramientas colaborativas, la mayoría gratuitas o de bajo coste, para acortar los procesos de negocio, aprovechar el conocimiento colectivo que existe en la empresa y conseguir multiplicar por dos la productividad de la mayoría de los procesos.

Mario Álvarez, Consultor Experto en Negocio Digital, destacó las ventajas de utilizar estas herramientas y dio a conocer una amplia gama en la jornada “Herramientas de productividad y colaborativas”, que se ha celebrado dentro del proyecto “Cáceres Innovación”.

El objetivo, señaló, “es acortar los procesos de negocio, que sean más baratos, más rápidos y sobre todo aprovechar el conocimiento colectivo que existe en la empresa, o sea, la gestión del conocimiento de la empresa. Esa parte todas estas herramientas la aprovechan al cien por cien”.

En las empresas se utilizan poco, indicó, “en la vida diaria sí se utilizan mucho, por ejemplo las redes sociales más conocidas, pero no en la empresa, en unos casos por desconocimiento y en otros porque no se piensa en su utilidad. El empresario no debe tener miedo a utilizarlas”.

Además ocurre que todavía queda un importante número de empresarios que tiene más edad de la adecuada, “la diferencia generacional en este caso es muy importante porque la mayoría de los empresarios jóvenes han utilizado todas estas herramientas de forma privada, no les es difícil entender para que sirven y adecuarlas a sus propósitos empresariales, mientras que el empresario de otra generación, al no utilizarlas de forma privada no conoce su potencial y por lo tanto no puede discurrir para que le van a servir en la empresa. Esa es la única diferencia”.

Álvarez detalló los diferentes entornos de herramientas colaborativas, como son la comunicación interna; networking; gestión del conocimiento; planificación y gestión de proyectos, y gestión administrativa y atención al cliente.

Sobre las herramientas de comunicación interna señaló los foros “se puede utilizar como un espacio de resolución de dudas; para realizar encuestas o solicitar sugerencias o compartir internamente ideas buscando comentarios o valoraciones”, el microblog “para crear diálogo entre los colaboradores; difundir información; convocar reuniones; notificar cambios organizativos o como Canal de atención al empleado” y las redes sociales, “para promocionar productos y servicios; promocionar un proyecto, un departamento, una línea de negocio; conseguir contactos; fidelizar colaboradores; difundir información y recabar opiniones”

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

En cuanto a las herramientas de networking, señaló las redes sociales profesionales, “para la gestión de contactos profesionales en cualquier ámbito, es decir, contacto con profesionales, asociaciones, colaboradores o incluso la propia empresa para conseguir nuevos contactos o mantener los que ya se tienen”.

Las de gestión del conocimiento, señaló las wikis “sitios web cuyas páginas pueden ser editadas por varios usuarios y que se pueden aprovechar para gestionar y compartir contenidos de interés para un determinado ámbito”, y los marcadores sociales “donde se pueden almacenar los enlaces a sitios webs de interés, como los que se suelen tener en el navegador de nuestro ordenador”.

Destacó asimismo el almacenamiento on-line, “que en la empresa se pueden usar para  copias de seguridad; repositorio de ficheros para personas autorizadas y carpetas de intercambio de ficheros”, la publicación de documentos y presentaciones, fotos, videos y mapas colaborativos.

Como herramientas de planificación de y gestión de proyectos, Álvarez señaló las tareas y calendarios; las reuniones on-line mediante videoconferencia; mapas conceptuales y tableros colaborativos, y la edición colaborativa de documentos. Y por último para la gestión administrativa y atención al cliente, las herramientas que llevan todas las áreas de la empresa, como los sistemas CRM o ERP.

Las herramientas son muchas y cada empresa debe buscar las suyas, “hay una gama enorme pero no todas tienen porqué servirte, uno tiene que seleccionar lo que necesita. Cada empresa debe buscar su ecosistema digital y se puede llegar a ganar una barbaridad en productividad”.

Cabe recordar que Cáceres Innovación es una iniciativa promovida por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la Escuela de Organización Industrial (EOI), y el Ayuntamiento de Cáceres. Está cofinanciada con fondos FEDER europeos y su objetivo es mejorar la competitividad del pequeño comercio de Cáceres a través de la introducción de la innovación.