Las herramientas de productividad como elementos para mejorar el funcionamiento de la empresa

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Una jornada empresarial ha analizado las herramientas de productividad y colaborativas como elementos para mejorar el funcionamiento de la empresa, de la mano de Mario Álvarez, Consultor Experto en Negocio Digital. Bajo el título “Herramientas de productividad y colaborativas”, la jornada se enmarca dentro del proyecto “Cáceres Innovación”.

[Img #40628]El trabajo colaborativo es necesario, explicó, “en la relación con los empleados de la empresa y entre ellos mismos, para realizar su trabajo diario; con los clientes, para conocer sus expectativas y opiniones; con los proveedores, para el seguimiento de un servicio, proyecto, producto, etc; y con nuestras alianzas, empresas con las que colaboramos en un objetivo común”.

 

En cuanto a las ventajas del uso de herramientas colaborativas, destacó que “facilitan la comunicación tanto interna como externa; mejoran la gestión del conocimiento dentro de la empresa, facilitando el acceso a una información de interés completa y actualizada; facilitan la participación de todos los grupos de interés en múltiples ámbitos, o en la mejora continua dentro de la empresa; disminuyen los costes de algunas actividades, y aumentan la transparencia de las actuaciones”

 

El Software colaborativo, indicó, “se refiere al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un solo proyecto, con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet). Está pensado para comunicarse, para cooperar y para coordinar”.

 

Álvarez detalló los diferentes entornos de herramientas colaborativas, como son la comunicación interna; redes de trabajo; gestión del conocimiento, planificación de proyectos, y gestión administrativa y atención al cliente.

 

Sobre las herramientas de comunicación interna señaló los foros “que en la empresa se puede utilizar como un espacio de resolución de dudas; para realizar encuestas o solicitar sugerencias o compartir internamente ideas buscando comentarios o valoraciones”, el microblog “que servir para crear diálogo entre los colaboradores; difundir información; convocar reuniones; notificar cambios organizativos o como Canal de atención al empleado” y las redes sociales, “se pueden utilizar para promocionar productos y servicios; promocionar un proyecto, un departamento, una línea de negocio, …; conseguir contactos; fidelizar colaboradores; difundir información y recabar opiniones”

 

 

REDES DE TRABAJO

 

En cuanto a las redes de trabajo, señaló las redes sociales profesionales, “para la gestión de contactos profesionales en cualquier ámbito, es decir, con profesionales, asociaciones, colaboradores o incluso la propia empresa para conseguir nuevos contactos o mantener los que ya se tienen”.

 

Las de gestión del conocimiento, señaló las wikis “sitios web cuyas páginas pueden ser editadas por varios usuarios”, y los marcadores sociales “donde se pueden almacenar los enlaces a sitios webs de interés, como los que se suelen tener en el navegador de nuestro ordenador”.

 

Destacó asimismo el almacenamiento on-line, “que en la empresa se pueden usar para  copias de seguridad; repositorio de ficheros para personas autorizadas y carpetas de intercambio de ficheros”, la publicación de documentos, presentaciones, fotos, videos, y mapas colaborativos.

 

Como herramientas de planificación de proyectos, Álvarez señaló las tareas y calendarios; las reuniones on-line mediante multiconferencia, y la edición colaborativa de documentos. Y por último para la gestión administrativa y atención al cliente, con herramientas que llevan todas las áreas de la empresa.

 

Las herramientas son muchas, destacó, “y cada persona debe seleccionar las herramientas con las que más cómodo le resulte trabajar y mejor cumplan con sus necesidades y objetivos. Debe crearse su propio Ecosistema Digital”.

 

Cáceres Innovación es una iniciativa promovida por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la Escuela de Organización Industrial (EOI), y el Ayuntamiento de Cáceres. Está cofinanciada con fondos FEDER europeos y su objetivo es mejorar la competitividad del pequeño comercio de Cáceres a través de la introducción de la innovación.


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