Para obtener beneficios financieros, se recomienda que las empresas realicen proyectos de SIRH. Se conoce como Sistema de información de Recursos Humanos (SIRH) a la digitalización de procesos de gestión de esta área empresarial. De manera que se realicen los pagos de forma oportuna y correcta, se faciliten los procedimientos de apoyo de operaciones y de tenga información completa que complementen los estudios y análisis de la compañía.
Ahora bien, estamos hablando de procesos bastante complicados. O bueno, así lo sería si no tendríamos al alcance recomendaciones para la implementación exitosa de un proyecto de SIRH. Por eso, si necesitas mejorar tu gestión de recursos humanos, aquí encontrarás algunos consejos útiles a implementar.
Etapas de un proyecto de SIRH
Lo primero que hay que tener en cuenta es que la automatización de todos los procesos de recursos humano, debe su existencia a la necesidad de optimizar el trabajo, y así, ser más productivos. Entonces, se realiza este proyecto con el fin de:
- Eliminar tareas que consumen demasiado tiempo.
- Asignar recursos a tareas que tienen más valor.
- Acelerar el tiempo de admisión de solicitudes de parte de los empleados.
Pero, para hacer un buen proyecto de SIRH, debes considerar que no solo son procesos. Por eso, los sistemas no solo son herramientas, sino que también puede tratarse de un empleado que vigile todo el proyecto. La implementación de un SIRH es más necesario cuando se trata de negocios en crecimiento.
Entonces, para lograr los objetivos, es necesario pasar por las siguientes etapas del proyecto:
Entrevistar al personal sobre el proyecto y la tecnología de SIRH
En vista de la repercusión que tiene los programas informativos en los diferentes departamentos de una empresa, es responsabilidad de empleador, instruir a sus trabajadores sobre este sistema, con el fin de que se implemente el SIRH, de forma correcta. Pero antes de ello, se hace necesario entrevistarlos para conocer los siguientes aspectos:
- Satisfacción con los métodos.
- ¿Qué piensa de los procesos?
- Si hay alguna tarea que le consume mucho tiempo.
- ¿Cuáles son los problemas a los que se enfrenta con frecuencia?
- ¿Cuánto tiempo se pierde en cada proceso?
Identificar los procesos que hay que optimizar
Gracias al software de RR. HH se logra identificar todos los procesos que deben ser optimizados. Sin embargo, hay que tener en cuenta que existen algunas señales que nos indican que algo debe ser arreglado, a saber:
- Hacer una encuesta, ayudará a conocer si hay insatisfacción en los empleados.
- Si se pierden frecuentemente los justificantes.
- Si hay retrasos sistemáticos en los procesos de notas de gastos o el seguimiento del tiempo.
- Los plazos de aprobación son demasiado largos.
Un recurso que puedes usar para completar esta etapa es la técnica del mapeo de procesos. Gracias a este, tendrás una visión más clara de tus procesos. De manera que puedas identificar las áreas con problemas, de manera más fácil. Pero para eso, tienes que seguir algunas tareas administrativas que te permitirán tener un mapeo más completo.
Expertos en CIO Y CFO
Al implementar un software de RR. HH, influirá positivamente en la gestión financiera y los sistemas de información de la compañía. Pero también es necesario que cuentes con la ayuda de profesionales como un Director Financiero y un Responsable de Sistemas Informáticos. Con su experiencia, podrás identificar bien las necesidades interfuncionales de la empresa.
El trabajo de estos expertos incluye:
- Creación y presentación de informes.
- Exportaciones para nómina.
- Cumplir con requisitos técnicos.
- Seguir con un protocolo de protección de datos.
Formular requisitos funcionales
Esta última etapa, consta de informar sobre las necesidades de la empresa, y traducirlas en funciones prácticas. Por ejemplo, si el problema está en la solicitud de las vacaciones, entonces, algunas soluciones son:
- Validación por el planning o bien, notificar por correo electrónico.
- Delegación de validación, cuando el encargado no se encuentre disponible.
- Relanzamiento de solicitudes no validadas.
- Acceso a saldos vacacionales.
- Crédito de días de recuperación.
Esquema del proyecto para SIRH
Cada etapa del proyecto, te ayuda a identificar las necesidades de tu empresa. Pero para hacerlo más fácil, una herramienta tecnológica será más eficiente. Es así como un esquema de proyecto es lo que necesitas para hacer todos estos procesos de forma más eficaz y eficiente.
Tal proyecto viene a especificar las misiones de cada departamento de recursos humanos, así como el tiempo que se deberán llevar y las herramientas a usar.
